Factures, bons de livraison, formulaires, tableurs fournisseurs, pièces jointes reçues par e-mail : l'information dont vous avez besoin existe déjà, mais elle est enfermée dans des fichiers que vos équipes retapent à la main. L'outil lit ces fichiers, en sort les données utiles sous une forme identique quel que soit l'expéditeur, et les dépose dans votre logiciel de gestion. Ce qui est illisible ou ambigu revient à une personne au lieu de passer inaperçu. Nous commençons par compter les heures que cette saisie vous prend sur un mois de flux réel. Et si un logiciel du marché lit déjà vos factures, vous y êtes orienté.
01Le constat
Un document arrive, quelqu'un lit et recopie les informations dans le logiciel de gestion. Cette tâche n'apparaît sur aucune ligne budgétaire, alors qu'elle occupe des journées entières chaque mois.
Un fournisseur transmet un tableur, un autre un document scanné, un troisième un formulaire en pièce jointe. Vos équipes s'adaptent à chaque fois, et aucun traitement en volume n'est possible.
Une référence mal recopiée devient un litige de facturation, une rupture de stock ou un écart d'inventaire. Le coût n'est pas celui de la minute perdue, c'est celui de la correction en aval.
02Ce que nous apportons
Les données lues sont déposées dans votre logiciel de gestion ou votre outil commercial, au bon endroit. Vos équipes valident au lieu de saisir, et le fichier d'origine reste rattaché à l'enregistrement.
Tableur, document scanné ou pièce jointe, le résultat a la même forme en sortie. Vous comparez, regroupez et exploitez en volume ce qui arrivait jusque-là au cas par cas.
Quand une information est illisible ou ambiguë, le document est mis de côté et signalé au lieu d'être complété au jugé. Vos équipes traitent les exceptions, pas la totalité du flux.
Une fin de mois ou une saison chargée multiplie les documents à traiter sans multiplier le temps passé. Vous absorbez le volume sans recourir à du renfort temporaire pour de la saisie.
03Pour aller plus loin
04Questions fréquentes
Les formats du quotidien : documents bureautiques, tableurs, fichiers scannés, formulaires, pièces jointes reçues par e-mail. Nous partons de vos fichiers réels pendant le diagnostic, pas d'exemples théoriques. Si un logiciel du marché traite déjà votre type de document, nous vous y orientons plutôt que d'en développer un.
Il est écarté et signalé, avec la raison. Rien n'est deviné pour remplir une case : un document douteux revient à une personne, qui tranche. Vous savez toujours ce qui a été traité et ce qui attend.
L'hébergement s'adapte à la sensibilité des documents. Les plus critiques peuvent être traités sur vos propres serveurs, dans vos locaux si nécessaire. Vous décidez de ce qui reste chez vous et de ce que nous opérons.
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